怎樣在國內企業中實施工作分析

工作分析是指對工作進行整體分析，以便確定每一項工作的七W：（1）用誰做(Who)（2）做什么(What)（3）何時做(When)（4）在哪里做(Where)（5）如何做(How)（6）為什么做(Why)（7）為誰做(Whom)。工作分析的結果或直接成果是形成有關工作的職務說明書。職務說明書又稱工作說明書，是記錄工作分析結果的文件，它把所分析職務的職責、權限、工作內容、工作程序和方法、執行標準、任職資格等信息以文字形式下來，以便管理人員使用。工作分析是現代人力資源管理的基礎，只有在客觀、準確的工作分析基礎上才能進一步建立科學的招聘、培訓、考核及薪酬體系。但由于我國企業工作分析剛剛起步，在實踐過程中會遇到許多困難。筆者在對一些企業進行工作分析實踐之基礎上，提出實施工作分析的操作步驟及需要重點注意的問題。

步驟0：確定工作分析可展開的前提條件
　　企業管理工作是一個整體。工作分析可順利展開的前提條件是：
　　1、有關組織結構已確定，并具有相對穩定性；
　　2、在組織結構基礎上，工作流程及部門責任已確定；
　　3、每個部門應有的工作職位也已明確。
　　國內有些企業在對現行人力資源系統進行變革時，沒有將其與其他組織系統聯系起來，在上述條件不具備的情況下，單獨對人力資源體系進行立項。這樣做的結果對工作分析，以及其后的工作評價、建立考核與薪酬體系的效果將會大打折扣。所以在進行工作分析前，首先要進行組織機構調整和部門責任和部門職位的確定。

步驟1：建立工作小組，并制定工作分析實施計劃
　　如果企業內部沒有工作分析方面的專家，可從外面聘請有關專家作為工作小組顧問。所聘專家不但具有工作分析方面的理論功底,更重要的是對我國企業內部現狀的深入了解和把握，最好是有在國內其他企業從事工作分析的實踐經驗。

　　工作分析涉及企業內所有部門，只有得到各部門充分重視和支持才能順利完成任務。所以最好建立由最高層領導牽頭，各部門主要領導參與的領導小組，在領導小組下再設具體操作的工作小組。外請專家參加領導小組，并作為工作小組的顧問。

　　工作小組主要由公司人力資源部牽頭，由人力資源部部分成員及各主要部門（如管理、研發、生產、銷售）暫借人員組成。部門參加人員要熟悉部門內各崗位工作及職責、具有一定理論能力和寫作能力，并具有全局觀念和較強的責任感。

　　工作分析實施計劃的制定，應根據公司需要、任務量（職位復雜性與多少）、專家的意見及工作小組實施能力的強弱而定。

步驟2：調查方法的選擇及工具擬定
　　目前國內企業采納最多的是將問卷調查法和訪談法結合起來使用。這主要是因為這兩種方法實施程序較簡單，并可在短期內得到所需信息。所以本文重點就這兩種方法進行介紹。

　　一、調查問卷的選擇和修改
　　問卷調查法在西方發達國家已發展成為一套完備的系統。成熟的問卷能夠完整地涵蓋各種工作的各個主要方面。對于我們這樣一個在工作分析剛剛起步的國家，采取成熟的國外問卷是一種事半功倍的途徑。但原封不動地照搬并不可取。工作小組首先對備選問卷進行討論，擇出最符合本次任務的問卷，然后再對問卷進行修改。修改過程中應注意以下幾個方面：

　　1、明確本次工作分析的主要目標，對項目進行相應增補和刪除。工作分析具有不同用途。為選拔、培訓及考核進行的工作分析重點是清楚地了解各種工作的內容、職責及任職資格（尤其是能力和知識結構及水平）；為工作評價和薪酬體系設計進行的工作分析則需要對一項工作進行全面分析，以便能夠完整了解該工作的各項特征，如所承擔各類責任的大小、難度、復雜程度、決策水平、能力層次及工作環境壓力等。我國大多數企業過去沒有搞過工作分析，第一次進行這項工作很難達到完美，也不應該過分追求完美。第一次進行企業工作分析最好對上述目標有所選擇，并對原問卷項目進行考查，刪除關系不大的項目，增加問卷中沒有，但與調查目的密切相關的項目。

　　2、考查和修改問卷用語，以保證其簡單、明確、易懂，并能緊扣公司具體情況。

　　3、問卷盡可能精煉、簡短。問卷項目太多會使填寫人產生厭煩心理，從而影響問卷調查結果的質量。所以在保證項目完整的基礎上應盡可能減少項目數量，一般來說，填寫時間最好在1小時之內。

　　4、工作小組對每個問題及選擇項目的具體含義進行討論，對有歧義的問題進行統一規定(如下表)。

　　二、訪談題綱的擬定
　　訪談由于其可以面對面與受訪者交流，所以能夠對特定內容進行更詳細、深入的了解，并可以得到問卷調查可能漏掉的內容。為了有效地使用訪談法，在最短時間內得到盡可能多的有用信息，在訪談實施前首先應確定結構化的訪談題綱。下面是一份較為規范的訪談題綱所包含的主要內容：

　　基本資料：職位名稱、主管部門、所屬部門、工作地點、直接主管、監督者等
　　1．本職位設置的目的是什么？
　　
　　2．按順序列舉說明本職位的工作責任及其重要性。
　　?。ㄘ熑畏譃槊咳?，一定時期內與偶爾負擔等三種類型）
　　　1）每日必做的以及完成此任務花費時間的百分比
　　　2）一定時期必做的工作（月，周，季度）以及完成該任務的時間百分比
　　　3）偶爾要做的工作以及完成該任務的時間百分比
　　
　　3.對于本職的工作來說，哪些教育或知識是必須的？這些教育與知識可以從學校獲得，可以自學或通過在職培訓及工作實踐獲得。如：任職者能夠讀寫并理解基本的口頭或書面的指令；任職者能夠理解并執行工作程序，以及理解上下級的隸屬關系，具備本職位工作需要的專業知識；具備商業管理與財政等方面的基礎知識與技能等。

　　4.本職位要求任職者具備哪些經驗？哪些經驗是必須的。如：需要4--6月的相關工作實習期或在職培訓期；需要3—5年的相關工作實習期或在職培訓期等。

　　5.任職者負擔的管理職責有哪些？每項工作所花費時間的百分比是多少？如工作指導、布置工作、檢查工作、制定計劃、目標管理、協調活動、解決雇員問題、評價下屬等。

　　6.本職位的工作者有哪些關系？在描述這些關系時，要考慮這些聯系是怎樣建立的？在部門內部還是部門外部？聯系次數是否頻繁？聯系中包括信息搜集判斷，還是僅僅作為一種服務形式？哪些聯系對部門有用？這里的聯系對象包括本部門的所有人員。

　　7.本職位需要接受哪些監督和管理？接受的程度如何？如任職者的工作簡單重復進行，工作處于明確，具體的指導下；任職者可以自主地確定工作目標，績效標準只需與他人協商即可，不需征得上級同意。

　　8.任職者獨立決策的權限與范圍有多大？他作出的決定是否要由他人審核？如果要，那么由誰審核？

　　9.最容易犯的錯誤有哪些？舉例說明，并指出它們是操作上的還是觀念上的或兩者皆有。這些錯誤多長時間才能被發現，誰能發現，常在哪些環節上被發現？糾正這些錯誤存在哪些障礙？在糾正錯誤過程中可能存在什么枝節問題？

　　10.任職者是否要對一些數據保密？保密的程度如何？保密與否對公司的利益有無影響？

　　11.描述工作順利進行時必需的生理條件，物理條件，如任職者工作期間站，走，負荷的時間各是多少等？

　　12.為了使工作順利進行，對任職者在心理方面，有哪些要求？

　　13.列出工作中所使用的機器或設備

　　14.本職位還有哪些方面需要補充說明，請列出。

步驟3：小組成員操作程序的培訓
　　主要由專家對工作分析的意義、使用工具的特點進行講解；對項目用語的標準含義、施測指導語、施測過程的引導和控制進行統一規定；回答成員的質疑，并對有歧義的地方進行討論和確定。

步驟4：調查實施過程
　　1、問卷調查方法
　?。?）為保證調查的客觀真實性，一定要讓受調查者明確調查目的（并非用于對個人業績評估），讓他們放心地反映真實情況；避免對受調查者施加壓力，或有可能產生的歧義誘導。

　?。?）在填寫問卷前與受調查者建立良好合作關系，以獲得他們的支持。這要求主持人熱情、耐心、細致地回答和解釋受測者所提出的問題。

　?。?）由于問卷較長，受調查者在填寫過程中會出現煩躁情緒，容易影響認真作答。主持人應及時提示和耐心安慰他們，以保證質量。

　?。?）答過的問卷盡可能讓其直接主管認真審核，及時糾正偏差。

　　2、訪談法
　　訪談分為三類：（1）對每個雇員進行個人訪談；（2）對做同種工作的雇員群體進行訪談；（3）對完全了解被分析工作的主管人員進行訪談。訪談時應遵守的基本準則如下：
　?。?）與主管人員密切合作；
　?。?）與被訪談者建立融洽的關系；
　?。?）在訪談時應當依據一張具有指導性的問卷或提綱來提問，同時也要給回答者留有一定的發揮余地；
　?。?）在面談之后對資料進行檢查和核對。

步驟5：職務說明書的編寫
　　1、小組對問卷和訪談結果進行總體統計、審核、評估，尤其是針對同一職位但回答差異很大的項目進行商議，以取得統一意見。

　　2、由專家與人力資源部門人員一起，或由工作小組全體成員討論制定職務說明書的編寫規范和框架。如按行政和業務分類展開工作職責和內容；統一規定同一級別管理者的行政和人事管理職責；統一常用言語和措辭等。

　　3、職務說明書的編寫最好在一個固定的辦公地點由小組成員統一進行，以便于及時溝通。

　　4、每個成員側重編寫本部門或個人最為熟悉的職務說明書；或者所有負責職務說明書編寫的小組成員同時進行一個部門，在這一過程中可臨時借調該部門熟悉情況、并能較客觀分析評價本部門職位的人員參加。一個部門完成后再進行下一個部門。

　　5、定期、定時進行全組成員溝通，以便及時糾正偏差，并形成統一風格。

　　6、每個成員在編寫過程中要及時與相應部門主管及相應職位工作執行人進行溝通，使職務說明書盡可能與職位的實際情況相符合(見上表)。

　　7、為提高效率，以上步驟在實施過程中可并行展開或滾動進行。即調查完一個部門之后，職務說明書的編寫便可開始；同時再對另一個部門展開調查，如此循環進行。

步驟6：總結與修改
　　工作小組對完成的職務說明書進行總審，匯總后向領導小組匯報。如有必要做個別修正和調整。最后對說明書進行編輯存檔，以備后用。另外,隨著工作性質、任務等方面的變化，工作說明書應及時進行修改，以保證其較強的應用性。