EXCEL數據分析處理(2)

2.3.2.1  記錄單查找

記錄單是查找和編輯數據的最簡單的方法，利用記錄單，不僅可以查找數據記錄，還可以修改和刪除記錄、添加新的數據記錄等。

1．查找數據記錄

利用記錄單查找數據記錄的步驟如下：

（1）用鼠標單擊數據清單或數據庫中的任一非空單元格。

（2）單擊【數據】菜單，選擇【記錄單】項，則系統彈出如圖2-38所示的記錄單。

圖2-38  記錄單

（3）單擊記錄單中的【條件】按鈕，則彈出記錄單條件對話框，如圖2-39所示。

圖2-39  記錄單條件對話框

（4）輸入條件，比如要查找“張三”的銷售記錄，則在【銷售人員】欄中輸入“張三”，然后單擊【上一條】按鈕或【下一條】按鈕，系統就逐次顯示滿足條件的記錄行。

還可以使用多個條件聯合查找記錄，此處不再敘述。

2．修改或刪除記錄

在圖2-38所示的記錄單中，即可對某一記錄的各字段進行修改。若要刪除顯示的記錄，只需單擊記錄單上的【刪除】按鈕即可。

3．添加新的記錄

在圖2-38所示的記錄單中，單擊記錄單上的【新建】按鈕，則出現各字段均為空白的新建記錄單，在記錄單中輸入各字段的值，輸入完畢后，單擊【新建】按鈕，即完成添加新記錄。

2.3.2.2  自動篩選與自定義篩選

1．自動篩選

記錄單檢索數據每次只能顯示一個數據行，當查詢的數據較多，或要把查詢的結果匯總成表時，就需要使用篩選工具了。自動篩選提供了快速檢索數據清單或數據庫的方法，通過簡單的操作，就能篩選出需要的數據。利用自動篩選查找數據的步驟如下：

（1）用鼠標單擊數據清單或數據庫中的任一非空單元格。

（2）單擊【數據】菜單，選擇【篩選】項，在【篩選】子菜單中選擇【自動篩選】，則系統自動在數據清單的每列數據的標題旁邊添加一個下拉列標標志，如圖2-40所示。

圖2-40  自動篩選的下拉列表標志

（3）單擊需要篩選的下拉列表，系統顯示出可用的篩選條件，從中選擇需要的條件，即可顯示出滿足條件的所有數據。例如，要查找所有彩電的銷售記錄，單擊“商品”右邊的下拉列表，從中選擇“彩電”項，則所有的彩電銷售記錄就顯示出來，而其他的數據則被隱藏，如圖2-41所示。

圖2-41  彩電銷售清單的篩選結果

如果有關彩電的銷售記錄很多，超過了10個，當需要只顯示10個記錄時，可單擊“單價”、“數量”、“金額”等右邊的下拉列表中的“前10個”項，系統彈出【自動篩選前10個】對話框，如圖2-42所示。這里，在【顯示】下拉列表中“最大”表示最大（最好）的前10個記錄，“最小”表示最?。ㄗ畈睿┑那?/span>10個記錄。中間的編輯框中的數值表示顯示的記錄行數，系統默認值為10，但可以修改，根據需要輸入數值即可。

圖2-42  【自動篩選前10個】對話框

若要恢復所有的記錄，則單擊“商品”右邊的下拉列表中的“全部”項。若要取消【自動篩選】狀態，則單擊【數據】菜單，選擇【篩選】項，在【篩選】子菜單中再次選擇【自動篩選】。

2．自定義篩選方式

當在圖2-40所示的下拉列表中選擇“自定義”項時，則會彈出【自定義自動篩選方式】對話框，如圖2-43所示，用戶可根據具體條件對各欄進行設置。如要查找銷售金額大于或等于“150000”且小于或等于“200000”的所有記錄，則單擊左上角的下拉箭頭，選擇“大于或等于”，右上角的條件值輸入“150000”，單擊左下角的下拉箭頭，選擇“小于或等于”，右下角的條件值輸入“200000”，單擊【確定】按鈕，并選擇“與”條件，則滿足這些條件的所有記錄就顯示出來了，如圖2-44所示。

圖2-43  【自定義自動篩選方式】對話框

圖2-44  【自定義自動篩選方式】篩選的結果