EXCEL數據分析處理(3)

2.3.2.3  高級篩選

高級篩選可以使用較多的條件來對數據清單進行篩選，這些條件既可以是與條件，也可以是或條件，或與條件，與或條件的組合使用，還可以使用計算條件。

1．一般情況下的高級篩選

利用高級篩選對數據清單進行篩選的步驟如下：

（1）首先應建立一個條件區域。在條件區域中，同一行中的條件是與條件，也就是這些條件必須同時滿足；不同行中的條件是或條件，也就是這些條件只要滿足其一即可。如需要查找張三銷售彩電的所有記錄，則建立條件區域如圖2-45所示。

圖2-45  建立條件區域

（2）單擊數據清單或數據庫中的任一非空單元格，然后單擊【數據】菜單，選擇【篩選】子菜單中的【高級篩選】項，則系統彈出如圖2-46所示的【高級篩選】對話框。

圖2-46  【高級篩選】對話框

（3）一般情況下，系統將自動給出了數據區域，用戶只需在【條件區域】欄中輸入條件區域（本例中為B19:C20，也可以用鼠標拾取單元格區域，此時在條件區域中將顯示“銷售明細清單!$B$19:$C$20”。

（4）高級篩選結果可以顯示在數據清單的原有區域中，也可以顯示在工作表的其他空白單元格區域，系統默認的方式是在數據清單的原有區域中顯示結果。若需要在工作表的其他空白單元格區域顯示結果，則在【方式】項中選中“將篩選結果復制到其他位置”，并在【復制到】欄中輸入需要顯示篩選結果的單元格（開頭的一個單元格即可）。圖2-47為在原有區域顯示的高級篩選結果。

圖2-47  在原有區域顯示的高級篩選結果

當需要顯示原始的全部數據時，可以單擊【數據】菜單，選擇【篩選】子菜單中的項目，在【篩選】子菜單中選擇【全部顯示】即可。

同樣的方法可以進行建立或條件、與條件與或條件的組合使用情況下的高級篩選。

2．計算條件情況下的高級篩選

在有些情況下，篩選的條件不是一個常數，而是一個隨數據清單中數據變化的計算結果，此時無法直接利用高級篩選進行數據篩選。不過，我們可以通過計算條件的方法解決。以例2-20為例（見圖2-37），這里要找出銷售額大于平均銷售額的所有記錄。步驟如下：

（1）在數據清單以外的任一空單元格內輸入平均值計算公式，比如在單元格H20中輸入公式“=AVERAGE(E3:E16)”，這里要特別注意的是存放平均值計算公式的單元格的列標不能與數據清單的任一列標相同，如圖2-48所示。

圖2-48  計算條件情況下的高級篩選

（2）設置條件區域，條件區域的列表可以是除數據清單中數據標題以外的任何文本，而篩選條件可在單元格B20中輸入“=E3>$H$20”，這里要特別注意：必須以絕對引用的方式引用銷售額平均值，以相對引用的方式引用數據清單中的數據。

（3）按照前面介紹的步驟進行高級篩選，其中高級篩選的數據區域為$A$2:$G$16；高級篩選的條件區域為$B$19:$C$20，則篩選結果如圖2-48所示。

2.3.3  數據的分類與匯總

在對數據進行分析時，常常需要將相同類型的數據統計出來，這就是數據的分類與匯總。在對數據進行匯總之前，應特別注意的是：首先必須對要匯總的關鍵字進行排序。

2.3.3.1  進行分類匯總

例如，在例2-11中，要按地區進行自動分類匯總，其步驟如下：

（1）首先對“地區”進行排序，排序方法見前面所述。

（2）單擊數據清單或數據庫中的任一非空單元格，然后單擊【數據】菜單，選擇【分類匯總】項，系統彈出如圖2-49所示的【分類匯總】對話框。

圖2-49  【分類匯總】對話框

（3）在【分類匯總】對話框中，【分類字段】選項下選擇“地區”，【匯總方式】選項下選擇“求和”，【選定匯總項】選項下選定“數量”和“金額”，單擊【確定】按鈕，則分類匯總的結果如圖2-50所示。

圖2-50  按地區分類匯總結果

在圖2-50中，左上角有3個按鈕，按鈕1表示1級匯總，顯示全部的銷售數量和銷售金額匯總；按鈕2表示2級匯總，顯示各地區的全部銷售數量和銷售金額匯總；按鈕3表示3級匯總，顯示各地區的銷售數量和銷售金額的匯總明細及匯總額（即圖2-50所示的匯總結果）。

圖2-50中，左邊的滑動按鈕為隱藏明細按鈕，單擊此按鈕，則將隱藏本級的明細數據，同時變為顯示明細按鈕，再單擊按鈕，則將顯示本級的全部明細數據，同時變為。

在上述自動分類匯總的結果上，還可以再進行分類匯總，例如再進行另一種分類匯總，兩次分類匯總的關鍵字可以相同，也可以不同，其分類匯總方法與前面的是一樣的，此處不再介紹。