利用Microsoft Query工具可快速匯總多個工作表

我們在使用Excel時，所謂多個有關聯的Excel工作表數據的匯總計算，就是說每個工作表保存有不同的數據信息，但是這些工作表的數據至少有一列數據是彼此相關聯的。對多個有關聯的工作表數據進行匯總計算，就是要將這些數據信息綜合到一張工作表上，利用Microsoft Query工具可快速匯總多個工作表。

圖1所示為一個員工信息及工資數據分別保存在3個工作表中的示例工作簿。其中，工作表“部門情況”保存員工的工號及其所屬部門：工作表“明細工資”保存員工的工號及其工資明細數據；工作表“個稅”保存員工的編號及其個人所得稅數據。這3個工作表都有一個“工號”列數據?，F在要求按部門將這3個工作表數據匯總到一張工作表上。以便做進一步的分析，如圖2所示。

圖1

圖2

這個問題有很多方法可以解決，例如使用VLOOKUP函數等。但最簡便且效率更高的方法是利用Microsoft Query工具。下面介紹利用Microsoft Query工具快速匯總多個有關聯工作表的具體方法和步驟。

1、單擊“數據”選項卡，在“獲取外部數據”功能組中單擊“自其他來源”按鈕，選擇“來自Microsoft Query”命令，如圖3所示。

圖3

2、此時會打開“選取數據源”對話框，如圖4所示。

圖4

3、底部的“使用‘查詢向導’創建/編輯查詢”復選框，單擊“確定”按鈕，打開“選擇工作簿”對話框，從保存有當前工作簿文件的文件夾中選擇該文件，如圖5所示。

圖5

4、單擊“確定”按鈕。

如果是第一次使用Microsoft Query工具，在單擊“確定”按鈕后會彈出一個警告信息框，

如圖6所示。單擊“確定”按鈕，打開“查詢向導一選擇列”對話框，如圖7所示。

圖6

圖7

單擊“選項”按鈕，打開“表選項”對話框，選擇“系統表”復選框，如圖8所示。

圖8

單擊“確定”按鈕，返回到“查詢向導-選擇列”對話框，在“可用的表和列”列表中可用看到各個工作表的名稱列表，如圖9所示。

圖9

5、從左邊“可用的表和列”列表中分別選擇工作表“部門情況”、“明細工資”和“個稅”，單擊>按鈕，將這3個工作表的所有字段添加到右側的“查詢結果中的列”列表框中，如圖10所示。

圖10

6、由于3個工作表中都有一列“工號”，因此“查詢結果中的列”列表框中出現了3個“工號”列，選擇多余的兩個“工號”例，單擊<安鈕，將其移出“查詢結果中的列”列表框，如圖11所示。

圖11

7、單擊“下一步”按鈕，系統會彈出一個警告信息框，告知用戶“查詢向導”無法繼續，需要在Microsoft Query窗口中拖動字段進行查詢，如圖12所示。

圖12

8、單擊“確定”按鈕，打開Microsoft Query窗口，其中包含上下兩部分，上方有3個小窗口，分別顯示3個工作表的字段列表，下方是3個工作表中全部數據的列表，如圖13所示。

圖13

9、由于3個工作表中的記錄是以員工編號相關聯的，因此將某個工作表字段列表窗口中的字段“工號”拖到其他工作表字段列表窗口中的字段“工號”上，就將這3個工作表通過字段“工號”建立了連接，Microsoft Query窗口下方的查詢結果列表中就顯示出所有滿足條件的記錄，如圖14所示。

圖14

10、選擇Microsoft Query窗口中的“文件”-“將數據返回Microsoft Office Excel”命令，如圖15所示，系統就會打開“導入數據”對話框，如圖16所示。

圖15

圖16

11、在“導入數據”對話框中選擇“表”單選按鈕和“新建工作表”單選按鈕，單擊“確定”按鈕，即可得到圖2所示的匯總數據。

利用Microsoft Query工具可快速匯總多個工作表，這種查詢匯總得到的數據與每個分表是動態連接的。當某個分表的數據發生變化后，在數據區域內選擇右鍵快捷菜單中的“刷新數據”命令，即可對匯總數據進行刷新。如果想要對這些分表數據進行匯總后再利用數據透視表進行更多分析，可以以該匯總數據為基礎制作數據透視表。