編譯 | secretplanet  

來源 | blogs.hbr.org

為一個受過專業培訓的數據工作者，我是早先加入貝爾實驗室網絡性能組的人員之一。此后的一兩年左右，我開始了數據匯報。我的第一次大型數據匯報是在AT&T(美國電話電報公司)總部。在提前做了充分的準備和細致的演練的情況下，我前去赴會。
我的展示糟糕至極，沒有給人留下任何好印象。那時的我年輕氣盛，將責任歸咎于他人，甚至包括聽取匯報的觀眾。我說：“這里的部門經理甚至看不懂一張餅圖?！?/span>
一位聽取過眾多類似匯報的資深人士對我的表現大跌眼鏡，他對我如是說，“當然看不懂，湯姆，他們不需要看懂，讓他們明白數據的含義是你的工作?！?/span>
那是我在展示數據的第一個經驗。一個數據分析匯報工作者面臨一項艱難的任務，即讓他人明白并相信數據的含義，并且要照顧到聽眾的專業背景，以易于聽眾理解的方式展示匯報數據。最好的方式就是將數據劃分層次，并配上通俗易懂的解釋說明。正如愛德華·塔夫特所建議的，<用生動有力的方式講解數據>標記軸線，不要曲解數據的含義，同時將非相關信息圖表減至最少。
基本的圖表分析匯報可以以這樣的方式開始，“這是我們的數據質量項目報告，它以時間為序，雖然有聽眾對這些圖表再熟悉不過，但也請確保我們的進度一致。如大家所見，這份匯報是關于客戶數據質量的。X軸是時間軸，每個點代表一個月，Y軸是數據分數，與每個點的月份恰好對應。我們以此來衡量精度。這是一個較高的標準，對此我一會兒將詳述?！敝蟊闶菫槁牨娊忉屓绾巫x懂展示的圖表?！熬G線代表實際結果，藍線是我們設定的目標值，紅線代表限度，在我進一步解釋匯報這些數值前，大家對如何讀這張圖表是否還有疑問？”
記錄下你將要給聽眾詳述的部分之前，確保已經給聽眾解釋清楚了如何讀圖的基本信息，這樣聽眾就可以專注于所見的圖表，并專心聽你的數據匯報了。
關于這些，要講的有很多，譬如如何開始項目、開展項目的原因，圍繞客戶需求條款的樂趣和挑戰所在；客戶需求的衡量標準，包括Y軸度量選擇的邏輯；項目改進；如何確立限度，即紅線的本質含義；為聽眾點明你所進行的每一個環境的意義影響……
聽眾不同，需求不同，匯報人的闡釋要盡可能簡明扼要。比如，技術團隊希望搞清楚選擇度量的細節和制作圖標的軟件；高層領導想要明白擴展數據對于整個機構的意義。匯報對于每個聽眾是一樣的，但卻聽眾的需求卻各有側重。
要清楚很多人對于數據分析，數據庫和統計數據是持懷疑態度的，（你可能會想到那句有名的諺語：“世界上有三種謊言，即謊言，該死的謊言和統計數據?！保┎还苓@樣的懷疑是否有道理，它確實使得機構運行好創意的腳步放慢甚至終止。作為一名數據匯報者，肩負著讓聽眾信任數據的神圣使命。匯報人一定要做到：
1、匯報盡可能準確、直白，特別是在匯報成果不利的情況下，更應如此。此外，如果數據結果顯得有點不太明智，一定要簡單地陳述事實。
2、如果展示的是一張綜合性圖表，對于重要信息的遺漏就等于是在說最糟糕的謊言。
3、提供適當的背景介紹，如數據來源，為確保數據真實有效所做的工作。（如果對此所做之事甚少，一定要言簡意賅地說明“數據來源不明，可能會影響到結果”）
4、總結數據分析，包括匯報結果的不足之處和替代說明。
陳述自己的觀點無可厚非（通常也是合理的），但一定要將自己的觀點和事實分開。不論分析有多到位，總有言過其實的地方，直覺會混淆事實。要清楚兩者之間的界限。
現在更進一步關注聽眾需求。成功的匯報案例大多是以讓聽眾明白幻燈片展示內容為基礎。聽眾在觀閱連續播放的幻燈片時，可能無法從你的匯報中有所收獲，所以你必須考慮到他們的需求。早先在貝爾實驗室時，我曾聽說“聽眾讀表的平均時間在15秒，不要讓他們花費13秒去搞懂如何讀圖。盡可能多地在可以標記的地方加上注釋，能讓圖表替你說話更好?！?/span>
根據此想法，進行兩個步驟。第一，在幻燈片說明頁提供如何讀圖的解釋。第二，如下圖所示為圖表注解。注釋當然不可能取代匯報，它們只是為聽眾提供相關信息。
對于大多數聽眾來說，即便是為微小的洞察做出長篇大論的分析也在所不惜。因此，手邊的一張切中問題要害并能引導后續步驟的出色圖表要勝過萬千無用的圖。找到這樣出色的圖，以此來展示，數據就是力量。
只要你有值得分享的見解和結論，我所建議的方法并不難于實踐。領導們，甚至是那些對數據持懷疑態度的人們，迫切期待改善提升部門和公司的方法。作為一名匯報人，你的工作就是以最簡明的方式發掘并滿足他們的需求。
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