大數據教你如何讓大忙人及時回復郵件

“我每天都收到成百上千封郵件，大多數郵件都很重要，我卻沒有精力一一回復?！痹诰€視頻學習平臺One Month的聯合創始人和首席執行官Mattan Griffel表示，要想讓那些每天被郵件轟炸的大忙人也能及時回復你的郵件，也是需要技巧的。

網上教人們如何寫郵件的建議不少，但大多還沒有數據做支撐。最近，郵件效率服務商Boomerang通過分析5300多萬封郵件數據，找出了一些影響郵件回復率的竅門?？偨Y起來就是兩大點，方便他人及勾起興趣。

首先，不要讓對方覺得回復你郵件是件耗時耗力的麻煩事。要縮短的就是對方閱讀郵件內容的時間，其中就涉及內容的長度和閱讀難度。

比如Mattan Griffel曾提出，縮短內容有助于提高回復率?！叭绻]件只有兩到三句話，收件人讀起來會更輕松。如果一封郵件超過兩段，收件人可能會過會兒再讀，收到回復的時間也就拖長了?！贝舜蜝oomerang的研究也發現，一封英文郵件字數最好是50至125個單詞之間，這時回復率將可能高于50%。

由于Boomerang統計的都是英文郵件篇幅。按照翻譯時中文原稿的字數約為英文譯稿的1.5倍，我們只能大概估算下，中文郵件最佳長度可能在75到188字之間。

當郵件長度超過2500個英文單詞時，回復率就低于35%了。如果想發長篇大論，最好以附件形式發送；另一方面，當郵件長度低于50個單詞時，郵件回復率也會迅速降低，一封只有25個單詞的郵件，與一封2500詞長的郵件一樣只有44%的得到回應機率；而如果郵件只有標題沒有內容，得到回應的機會更小，只有 11%。

字數要求同樣還體現在郵件主題上。數據顯示，不包括自帶的“轉發”字眼時，只有3到4個英文單詞的主題回復率最高。標題越長，得到回應的機會越小。當然，主題也是不能為空的，通常沒有標題的郵件回復概率只有 14%。

除了控制字數，此次研究最大發現之一就是，電子郵件的閱讀難度也會影響回復率。像一個小學3年級學生一樣寫作時效果最好。

閱讀難度越大或者廢話越多的內容越容易耗費對方的時間，從而降低對方立刻回應的意愿。按照大學程度閱讀水平撰寫的郵件中，得到反饋的只有39%，還不及充滿語法錯誤的幼兒園水平郵件的反饋率。

即使是給知識能力水平高的人發送郵件，也應當盡量簡化縮短語句，使用最簡單明了的詞匯?！耙屖占艘荒苛巳坏刂雷约旱降仔枰鍪裁??！盡attan Griffel建議，如果不得不寫一封非常冗長的郵件，那就把希望對方做的事情放在最前面。將段落拆成短句，將重要部分加粗或者斜體?！耙粌蓚€句子成段好過一大段文字?！?/span>

當然，具體還是要根據郵件的寫作背景來看。如果你是要與教授討論你的博士論文細節，而他還將參與你的博士后獎學金評估，那還是要注意每個用詞都盡可能專業；但如果你是寫給一個足球迷來吐槽上次球隊糟糕的表現，那就最好用三年級小學生都能看懂的大白話。

勾起收件人興趣也是提高回復率的好方法。比如可以在郵件中向對方提出幾個好問題。統計數據顯示，當你在郵件中提出一到三個問題，郵件會有 50% 的概率得到回復?！爱斎藗儾幻Φ臅r候，讓人產生好奇的郵件吸引他們；但當人們忙的時候，好奇心減弱，實用主題的郵件更多地被閱讀?！辟e夕法尼亞大學沃頓商學院教授Adam Grant表示。不過貪多可沒什么好處，包含8個問題的郵件比只有3個問題的回復率要少20%。

另外，別以為客觀講事實才是最好的，其實影響回復率的關鍵因素還有郵件的表達情感和寫作角度。Boomerang發現，郵件內容稍顯積極或消極，是最容易得到回應的。此外，主觀內容一般比客觀內容的回復率要高 8%。

統計數據顯示，相比于完全中性的郵件內容，輕微積極或者輕微消極的郵件內容，可以讓回復率提高 10% 到 15%。比如投訴時適當的消極態度最容易獲得商店經理的回應。當然情緒也不能過度，否則回復率也會隨之降低。